Una guía completa de VDR: qué son y por qué son importantes en el sector inmobiliario

Una sala de datos virtual es una plataforma altamente segura para almacenar y compartir información comercial confidencial. A diferencia de una sala de datos física tradicional, esta solución incluye herramientas para la gestión de tareas y usuarios, análisis, seguimiento de la actividad del usuario, colaboración y comunicación.

La sólida seguridad de los datos, la facilidad de uso y la versatilidad han hecho que el software sea popular entre diversas industrias, incluidas las de bienes raíces, banca, manufactura, comercio electrónico, venta minorista, atención médica, educación, gobierno, TI y otras. Por lo general, utilizan salas de datos para diligencia debida, fusiones y adquisiciones corporativas, ofertas públicas iniciales, recaudación de fondos, gestión de bienes raíces, capital privado inmobiliario, comunicaciones con juntas directivas, auditorías y asociaciones estratégicas.

A continuación, exploraremos cómo los proveedores de salas de datos virtuales respaldan la industria inmobiliaria.

Quizás también quieras saber: ¿Qué es el capital privado inmobiliario?

La confidencialidad es el núcleo de cada proceso, el intercambio seguro de datos, la gestión de proyectos simplificada y muchos otros beneficios que los líderes empresariales obtienen gracias a las siguientes capacidades de la sala de datos:

Los agentes se encargan periódicamente de diversas tareas, incluidos intercambios de propiedades, tasaciones, servicios de asesoramiento y facilitación de ventas. Como es sabido, estas operaciones requieren de la tecnología adecuada y una cuidadosa diligencia debida, para lo cual las salas de datos son la mejor solución ofreciendo lo siguiente:

• Gestionar datos confidenciales y múltiples proyectos en un espacio seguro
• Compartir documentos confidenciales a través de canales cifrados sin riesgos
• Mantener los datos almacenados protegidos por docenas de sofisticadas medidas de seguridad.
• Acceder a datos en cualquier momento y en cualquier lugar
• Seguimiento de múltiples proyectos simultáneamente

Estas capacidades simplifican todos los aspectos de las transacciones de una agencia inmobiliaria, haciéndolas más efectivas y seguras.

La debida diligencia inmobiliaria es un paso fundamental en la evaluación de los riesgos y oportunidades asociados con una propiedad. Por lo tanto, los profesionales deben recopilar todos los documentos relevantes para una revisión de datos de calidad y sin omisiones. Afortunadamente, puedes empezar a recopilar documentos inmediatamente con una lista de verificación de la sala de datos.

Aunque la lista de verificación de debida diligencia inmobiliaria a veces puede incluir docenas de documentos, el software permite cargarlos con unos pocos clics con arrastrar y soltar, carga masiva y numeración de índice automática.

La interrupción del negocio, las consecuencias legales y las pérdidas financieras son solo algunos de los resultados de la filtración de datos de una agencia inmobiliaria. Para ayudar a los profesionales a evitar estas consecuencias negativas, una sala de datos virtual segura ofrece las siguientes soluciones:

• Autenticación multifactor. El acceso a los datos solo es posible a través de un procedimiento de autenticación de varios pasos que requiere que el usuario ingrese más información que solo una contraseña. En particular, podría ser un código de un solo uso enviado al teléfono de un usuario.
• Permisos granulares. Dependiendo de su proveedor, puede configurar el acceso a datos para cada usuario o grupo con hasta 16 permisos, incluidos ver, editar, imprimir, descargar, compartir y más.
• IP o restricción de tiempo. Los participantes solo pueden acceder a los datos desde una dirección IP específica o durante un período determinado, lo que le brinda una capa adicional de control de seguridad.
• Informes detallados. Puede realizar un seguimiento de quién vio qué archivos, cuándo y durante cuánto tiempo. Además, el software de sala de datos genera informes con esta información, que puede recibir en tiempo real o según lo programado para obtener información detallada.

La privacidad de los documentos es una prioridad absoluta para los mejores proveedores de salas de datos virtuales. Por lo tanto, al elegir esta solución, puede estar seguro de que su información confidencial está segura.

La sala de transacciones inmobiliarias también es una herramienta de colaboración para transacciones inmobiliarias tradicionales, como gestión de activos, gestión de carteras, comunicaciones con inversores y comunicaciones con juntas directivas.

• En primer lugar, el software permite a los administradores de propiedades o activos intercambiar documentos confidenciales, como carteras de activos, en tiempo real y realizar un seguimiento de los asuntos financieros.
• En segundo lugar, los socios pueden compartir carteras inmobiliarias para tomar decisiones estratégicas y diversificar los riesgos de inversión.
• En tercer lugar, una sala de datos facilita las interacciones con inversores institucionales para examinar cuestiones de desempeño financiero.
• Finalmente, proporciona una forma segura de intercambiar información entre los miembros de la junta directiva.

Con todas estas capacidades de la sala de datos, los agentes inmobiliarios nunca necesitarán otras aplicaciones para colaborar con colegas, tasadores, abogados, inversores, etc.

En el sector inmobiliario es esencial una comunicación cómoda y sencilla, ya que aquí los proyectos suelen implicar a varios participantes. Para ello, las soluciones de sala de datos virtual ofrecen un módulo de preguntas y respuestas integrado donde todos los involucrados pueden participar en conversaciones de varios niveles. Además, algunos usuarios pueden ser coordinadores de conversación, gestionando el flujo de preguntas y respuestas.

Nota: El contenido de preguntas y respuestas recibe el mismo nivel de protección que todos los demás datos almacenados en el almacenamiento de la sala de datos.

A diferencia de muchas otras plataformas, las salas de datos virtuales ofrecen un producto con todo incluido. En otras palabras, un agente de bienes raíces no necesita buscar formas adicionales de mejorar la seguridad, la colaboración o la gestión de proyectos, ya que las salas de datos lo ofrecen todo en un solo lugar.