¿Qué es una prueba de detección OCR y cómo funciona?

Si dirige un negocio que maneja muchos documentos en papel, conoce el dolor y la frustración de hurgar en los archivadores para encontrar esa factura de hace 3 años. O la agonía de la entrada de datos al escribir manualmente información de formularios en papel en su sistema informático.

Amigo mío, hay una manera mejor. Una tecnología mágica que puede eliminar estos dolores de cabeza y transformar tu negocio. Me refiero a la detección OCR.

En esta publicación, profundizaremos en todo lo que necesita saber sobre la detección OCR y cómo funciona.

¿Qué es la detección OCR?

OCR significa Reconocimiento óptico de caracteres. Es una tecnología que convierte diferentes tipos de documentos, como papel escaneado, archivos PDF e imágenes, en datos editables y con capacidad de búsqueda.

La detección de OCR se refiere al proceso de tomar un documento, ejecutarlo a través de un software de OCR para extraer el texto y luego convertir ese texto en un documento electrónico como un documento de Word o un PDF con capacidad de búsqueda.

En términos simples, la detección OCR toma un documento en papel escaneado y lo convierte en un archivo digital que puede editar, buscar y trabajar en su computadora.

Los problemas que resuelve la detección OCR

Hoy en día, la mayoría de las empresas todavía dependen en gran medida de documentos en papel como facturas, extractos, solicitudes, formularios de impuestos, etc. El papel presenta algunos problemas importantes:

Buscar y encontrar documentos es difícil – ¿Alguna vez has buscado entre montones de papeleo tratando de encontrar ese documento? Es como encontrar una aguja en un pajar y perder muchísimo tiempo.

La entrada de datos es tediosa y propensa a errores – Introducir datos manualmente desde formularios en papel es tremendamente aburrido. Y a menudo conduce a errores que causan problemas mayores en el futuro.

El almacenamiento ocupa espacio – Todos esos archivadores ocupan un espacio privilegiado en su oficina. Y los documentos en papel siempre corren el riesgo de sufrir daños debido a incendios, inundaciones u otros desastres.

Compartir y colaborar es un dolor – Enviar archivos en papel a otras personas, departamentos o ubicaciones significa imprimirlos, enviarlos por fax, escanearlos y enviarlos por correo electrónico. Es lento, inconveniente e inseguro.

El cumplimiento y la auditoría son difíciles – Las organizaciones de industrias reguladas a menudo tienen que almacenar documentos en papel durante años. Hurgar en las cajas para encontrar registros para los auditores es el epítome de la ineficiencia.

Analizar datos es imposible – Los documentos en papel hacen que la recopilación de datos o conocimientos sea casi imposible. No hay forma de buscar entre documentos o extraer información.

La detección OCR alivia cada uno de estos puntos débiles. Digitaliza documentos en papel para que puedas gestionarlos electrónicamente en lugar de físicamente.

¿Cómo funciona la tecnología OCR?

El software OCR utiliza aprendizaje automático avanzado e inteligencia artificial para «leer» el texto de los documentos. Analicemos el proceso paso a paso:

Captura de documentos

El primer paso es convertir su documento en formato digital para que el software pueda analizarlo. Hay algunas opciones aquí:

• Exploración – Pase documentos en papel a través de un escáner con ADF (alimentador automático de documentos) para convertir montones de papel en archivos de imagen.
• Cámaras de teléfonos inteligentes – Tome fotografías de documentos con la cámara de su teléfono.
• Importar archivos PDF – Muchos documentos ya están en formato PDF y también pueden funcionar con software OCR.
• Adjuntos de correo electrónico – Reenviar archivos adjuntos de correo electrónico directamente a un sistema OCR.

Preprocesamiento

Antes de que el software pueda leer el documento, se requiere cierta limpieza. El sistema OCR:

• Convertir a escala de grises – Elimina colores y convierte la imagen a blanco y negro.
• Suave y sin manchas – Limpia pequeños defectos de la imagen como motas de polvo.
• sesgo correcto – Endereza los ángulos torcidos del documento dentro de la imagen.
• Ajustar el contraste – Hace que el texto sea más oscuro y el fondo más claro para facilitar el reconocimiento del texto.
• Imagen de segmento – Identifica tablas, imágenes y secciones de texto y las separa.

Estos pasos mejoran la precisión de la siguiente fase.

Reconocimiento de texto

Ahora el motor OCR hace su magia para identificar caracteres de texto. Esto se hace mediante:

• La coincidencia de patrones – Comparar formas de texto con patrones alfabéticos conocidos.
• Extracción de características – Identificar líneas, intersecciones y otras características para hacer coincidir el texto.

Los sistemas avanzados de OCR utilizan redes neuronales y aprendizaje automático para imitar el cerebro humano y obtener resultados increíblemente precisos.

Postprocesamiento

Una limpieza final produce el documento de salida final:

• Reconstrucción de formato – Recrea el formato original como encabezados, listas y tablas.
• Salida de texto – Genera el archivo de salida en formatos populares como PDF, Word, Excel, etc.
• Exportación de datos – Exporta datos estructurados de formularios a XML, CSV o bases de datos.
• Verificación – Señala cualquier área de baja confianza para que la revise un humano.

Después del posprocesamiento, el documento es legible por máquina y permite realizar búsquedas, ¡completamente transformado por OCR!

Los beneficios de la detección OCR

La implementación del escaneo OCR ofrece ventajas revolucionarias:

Gestión de documentos optimizada

La detección OCR elimina las molestias de los sistemas de archivo en papel. Todos los documentos se convierten en activos digitalizados que son:

• Buscable – Encuentre instantáneamente cualquier documento con una búsqueda por palabra clave.
• Compartible – Envíe, colabore y trabaje con documentos desde cualquier lugar.
• Organizado – Administre documentos en carpetas digitales como su sistema informático.

Procesos más rápidos

Sin ralentizaciones del papel, tus procesos se acelerarán:

• La entrada de datos tarda segundos en lugar de horas
• Los documentos se recuperan inmediatamente.
• Enrutar documentos por su organización es perfecto
• Las auditorías y solicitudes de descubrimiento son simples

Costos reducidos

El software OCR ofrece enormes ahorros de costos:

• Menos costos de papel, impresión y almacenamiento
• No más tarifas de envío al día siguiente para documentos
• Reduzca los gastos de entrada de datos

Análisis de datos mejorado

Los documentos digitales te permiten extraer y analizar datos como nunca antes:

• Busque en documentos para descubrir tendencias y conocimientos
• Utilice el procesamiento de formularios para recopilar datos estructurados
• Integre datos OCR en sistemas de inteligencia empresarial
• Aplique análisis para tomar decisiones más inteligentes

Seguridad mejorada

El papel se pierde, se roba o se daña fácilmente. Los documentos OCR son seguros:

• Controle el acceso con credenciales de inicio de sesión
• Cifrar datos en reposo y en tránsito
• Establezca permisos de usuario para mayor seguridad
• Recupere documentos perdidos fácilmente a partir de copias de seguridad

Cumplimiento normativo

Los sectores fuertemente regulados, como el financiero, el jurídico y el sanitario, suelen tener normas estrictas de retención de documentos electrónicos. Las herramientas de OCR ayudan:

• Digitalizar archivos en papel para cumplir con los mandatos de almacenamiento electrónico
• Los seguimientos de auditoría rastrean el acceso, las ediciones y el uso compartido de documentos
• Las funciones de redacción eliminan datos confidenciales
• El cumplimiento de CCPA/GDPR es más fácil con los sistemas digitales

Con todos estos beneficios, la detección OCR es una actualización obvia para su organización.

Cómo elegir el software OCR adecuado

Si está convencido de la detección OCR, el siguiente paso es encontrar la solución OCR adecuada para sus necesidades específicas. Aquí hay algunos factores clave para evaluar:

Tasas de precisión

Busque tasas de precisión de al menos 90-95%; cualquier valor inferior requerirá demasiada revisión y corrección humana. La precisión mejora con el aprendizaje automático avanzado y las redes neuronales.

Tipos de documentos admitidos

Asegúrese de que la herramienta OCR pueda manejar todos los tipos de documentos con los que trabaja, incluidos papel escaneado, fotografías, archivos PDF, formularios, tarjetas de identificación, pasaportes, etc.

Funciones de calidad de imagen

Un buen software de OCR tendrá funciones de preprocesamiento como alinear, rotar automáticamente, recortar y eliminar manchas para mejorar la precisión.

Opciones de integración y exportación

Querrá opciones de salida flexibles como PDF con capacidad de búsqueda, Word, Excel, XML, exportación de bases de datos e integración con sistemas empresariales a través de API.

Idiomas admitidos

Si trabaja con documentos internacionales, busque una herramienta de OCR que admita varios idiomas para un reconocimiento preciso de caracteres extranjeros.

Flujo de trabajo de revisión manual

Incluso el mejor OCR necesitará cierta verificación humana. Busque flujos de trabajo de revisión integrados para corregir y aprobar resultados de OCR automatizados.

Seguridad y cumplimiento

Sus datos deben estar seguros con funciones como cifrado, controles de acceso, registros de auditoría, políticas de retención de datos y cumplimiento normativo.

Local frente a basado en la nube

Averigüe si desea que la solución OCR se instale localmente o se aloje en la nube. Ambos tienen ventajas y desventajas en cuanto a control, mantenimiento, velocidad, seguridad y costo.

Reputación y soporte del proveedor

Elija un proveedor establecido conocido por su excelente soporte técnico en caso de que necesite ayuda. Asegúrese de que también ofrezcan recursos de capacitación.

La evaluación de soluciones según criterios como este garantizará que obtenga la tecnología de escaneo OCR adecuada y adaptada a sus necesidades comerciales específicas.

La detección OCR es imprescindible para las organizaciones con visión de futuro

Si llegó hasta aquí, ahora comprende por qué la tecnología OCR es tan revolucionaria. La conversión de documentos físicos a digitales desbloquea beneficios revolucionarios:

• Gestión de documentos optimizada y automatizada
• Procesos de negocio más rápidos
• Costos mas bajos
• Mejores análisis y decisiones
• Cumplimiento y seguridad mejorados

La implementación de soluciones de escaneo OCR preparará a su organización para el futuro y lograr un éxito continuo. Pero no confíes en mi palabra. Experimente los beneficios usted mismo con una prueba gratuita de los servicios de escaneo OCR líderes en el mercado de Beyond Key.

Beyond Key ofrece capacidades de OCR de última generación impulsadas por inteligencia artificial avanzada y aprendizaje automático. Hacemos que convertir sus documentos en papel en archivos digitales utilizables sea rápido y fácil. Durante más de una década, hemos ayudado a organizaciones con visión de futuro a eliminar los arcaicos procesos en papel para mejorar la eficiencia, el conocimiento y el crecimiento.

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