Una guía completa sobre SharePoint para la gestión de recursos humanos

31 de enero de 2024

La necesidad de SharePoint para la gestión de recursos humanos

En el lugar de trabajo moderno, Recursos Humanos (RRHH) desempeña un papel fundamental en la gestión del activo más importante de una organización: su gente. Desde la contratación y la incorporación hasta las operaciones diarias, la evaluación y la gestión del cumplimiento, las tareas de RR.HH. son multifacéticas y requieren sistemas eficientes para agilizar los procesos. Aquí es donde interviene SharePoint para la gestión de recursos humanos, ofreciendo una plataforma integral para centralizar y optimizar las funciones de recursos humanos.

Contratación: SharePoint simplifica el proceso de contratación al proporcionar una plataforma centralizada para publicar ofertas de trabajo, administrar solicitudes y colaborar en las evaluaciones de candidatos. Su integración con Microsoft 365 permite una comunicación fluida durante el proceso de contratación.

Inducción: La incorporación eficiente es crucial para la retención de empleados. SharePoint facilita un proceso de incorporación fluido al centralizar los documentos de incorporación, los materiales de capacitación y las asignaciones de tareas. Los nuevos empleados pueden acceder a la información y completar los formularios necesarios en un solo lugar.

Gestión de operaciones: La gestión diaria de las operaciones de recursos humanos se vuelve más eficiente con SharePoint. Las funciones de gestión de documentos garantizan que las políticas, los procedimientos y los manuales de los empleados sean fácilmente accesibles. Las herramientas de colaboración mejoran la comunicación entre los miembros del equipo de recursos humanos, promoviendo un ambiente de trabajo cohesivo.

Evaluación: Los paneles personalizables y las capacidades de generación de informes de SharePoint permiten a los profesionales de recursos humanos analizar datos de rendimiento, realizar un seguimiento de métricas clave y generar informes detallados. Esto ayuda en las evaluaciones de desempeño, la gestión del talento y la toma de decisiones.

Gestión de cumplimiento: Cumplir con las regulaciones en constante cambio es un desafío para RR.HH. SharePoint ayuda a las organizaciones a mantener el cumplimiento al almacenar de forma segura datos confidenciales de recursos humanos, realizar un seguimiento de los cambios y facilitar pistas de auditoría.

Pasos para configurar SharePoint para RR.HH.:

La configuración de SharePoint para RR.HH. implica varios pasos clave para garantizar su eficacia a la hora de satisfacer las necesidades de RR.HH. de la organización:

Seleccione la plantilla correcta: Comience eligiendo una plantilla de SharePoint adaptada a las necesidades de recursos humanos. SharePoint ofrece plantillas como la plantilla del sitio de recursos humanos, el sitio de incorporación de empleados y más. Seleccionar la plantilla adecuada sienta las bases para un sitio de recursos humanos bien estructurado.

Decidir el contenido que se compartirá: Defina claramente el tipo de contenido que se compartirá en el sitio de RRHH. Esto puede incluir documentos de políticas, manuales para empleados, materiales de capacitación y formularios. Un plan de contenido bien organizado garantiza que la información sea fácilmente accesible para las personas adecuadas.

Transcriba las necesidades de recursos humanos en funcionalidades de SharePoint: Comprenda los requisitos únicos del departamento de recursos humanos y transfórmelos en funcionalidades de SharePoint. Esto puede implicar la creación de listas personalizadas para la información de los empleados, la configuración de bibliotecas de documentos para documentos de recursos humanos y la configuración de flujos de trabajo para procesos de recursos humanos.

Configurar el sitio: Siga la guía paso a paso que se proporciona a continuación para configurar el sitio de recursos humanos. Esto implica crear subsitios, personalizar el diseño del sitio y configurar la navegación. La atención al detalle durante esta fase garantiza un sitio de recursos humanos eficiente y fácil de usar.

Hazlo seguro: Implemente medidas de seguridad sólidas para proteger los datos confidenciales de recursos humanos. SharePoint permite permisos granulares, lo que garantiza que sólo las personas autorizadas tengan acceso a información específica. El cifrado y la autenticación multifactor mejoran aún más la seguridad.

Promover: Promocionar activamente el sitio de Recursos Humanos recién creado dentro de la organización. Proporcione sesiones de capacitación para el personal y los empleados de RR.HH. para familiarizarlos con las características y beneficios del sitio de RR.HH. de SharePoint. Fomentar la colaboración y la retroalimentación para mejorar continuamente la plataforma.

Cómo crear un increíble sitio de recursos humanos en SharePoint: guía paso a paso

Paso 1: elija una plantilla relevante

Comience seleccionando una plantilla que se alinee con sus objetivos de recursos humanos. SharePoint ofrece varias plantillas, incluidos sitios de recursos humanos, incorporación de empleados y colaboración en equipo. Elige el que mejor se adapte a tus necesidades.

Paso 2: planifique la estructura de su sitio

Defina la estructura de su sitio de recursos humanos. Cree subsitios para diferentes funciones de recursos humanos, como reclutamiento, incorporación, relaciones con los empleados y capacitación. Establezca una navegación clara para garantizar un fácil acceso a la información relevante.

Paso 3: definir los permisos de acceso

Determine quién debe tener acceso a áreas específicas del sitio de recursos humanos. SharePoint le permite establecer permisos granulares, lo que garantiza que solo el personal autorizado pueda acceder a la información confidencial. Defina roles de usuario y asigne permisos en consecuencia.

Paso 4: Personaliza listas y bibliotecas

Adapte listas de SharePoint y bibliotecas de documentos para satisfacer las necesidades de recursos humanos. Cree listas para realizar un seguimiento de los solicitantes de empleo, las evaluaciones de los empleados y los programas de capacitación. Configure bibliotecas de documentos para almacenar políticas, manuales y otros documentos de recursos humanos.

Paso 5: integrar flujos de trabajo

Automatiza los procesos de RR.HH. integrando flujos de trabajo. Utilice Power Automate para crear flujos de trabajo para procesos de aprobación, revisión de documentos y asignaciones de tareas. La automatización mejora la eficiencia y reduce la carga de trabajo manual.

Paso 6: implementar la funcionalidad de búsqueda

Habilite potentes capacidades de búsqueda dentro de su sitio de recursos humanos. La funcionalidad de búsqueda de SharePoint permite a los usuarios localizar rápidamente documentos, información o registros de empleados específicos. Esto mejora la experiencia del usuario y ahorra tiempo.

Paso 7: agregue elementos visuales

Mejore el atractivo visual de su sitio de recursos humanos con gráficos, cuadros e imágenes relevantes. SharePoint le permite agregar elementos web para mostrar indicadores clave de rendimiento, próximos eventos y anuncios. Los elementos visuales mejoran el compromiso.

Paso 8: Pruebe y recopile comentarios

Pruebe minuciosamente la funcionalidad de su sitio de recursos humanos antes del lanzamiento. Identifique y resuelva cualquier problema para garantizar una experiencia de usuario fluida. Recopile comentarios del personal de RR.HH. y de las partes interesadas clave para realizar las mejoras necesarias.

Paso 9: Lanzar y entrenar

Lanzar oficialmente el sitio de recursos humanos y brindar sesiones de capacitación para profesionales y empleados de recursos humanos. Comunique claramente los beneficios y características del sitio de recursos humanos de SharePoint. Ofrecer soporte y capacitación continua para abordar cualquier pregunta o inquietud.

Funciones clave de SharePoint para la gestión de recursos humanos

Gestión de documentos: SharePoint sirve como depósito centralizado para documentos de recursos humanos, lo que garantiza un fácil acceso y control de versiones. Los equipos de recursos humanos pueden gestionar políticas, procedimientos y registros de empleados de manera eficiente.

Portales de autoservicio para empleados: Capacite a los empleados para que accedan a su información personal, soliciten tiempo libre y vean las políticas de la empresa a través de portales de autoservicio. Esto reduce la carga administrativa de RR.HH.

Automatización de tareas: Las capacidades de flujo de trabajo de SharePoint automatizan los procesos de recursos humanos, como los flujos de trabajo de aprobación, las tareas de incorporación y las evaluaciones de desempeño. La automatización mejora la eficiencia y reduce los errores manuales.

Herramientas de colaboración: SharePoint fomenta la colaboración entre los equipos de recursos humanos y con otros departamentos. Funciones como foros de discusión, calendarios compartidos y sitios de grupo facilitan la comunicación y el intercambio de información sin problemas.

Integración con Microsoft 365: SharePoint se integra perfectamente con las aplicaciones de Microsoft 365, incluidos Outlook, Teams y Power BI. Esta integración garantiza una experiencia de trabajo digital coherente y mejora la productividad.

Paneles personalizables: Los profesionales de recursos humanos pueden crear paneles personalizados para visualizar métricas clave de recursos humanos e indicadores de desempeño. Los paneles personalizables permiten la toma de decisiones basada en datos y el seguimiento de los objetivos de recursos humanos.

Accesibilidad móvil: La interfaz móvil de SharePoint permite a los profesionales y empleados de recursos humanos acceder a información sobre la marcha. La accesibilidad móvil mejora la flexibilidad y garantiza que las tareas de recursos humanos se puedan realizar desde cualquier lugar.

Integraciones clave de SharePoint HRMS

Equipos de Microsoft: La integración con Teams facilita la colaboración y comunicación en tiempo real entre los equipos de recursos humanos. El chat, las reuniones y el intercambio de archivos de Teams complementan a la perfección los flujos de trabajo de recursos humanos.

Automatización de energía: La integración de SharePoint con Power Automate permite la automatización de tareas repetitivas de recursos humanos. Automatice los procesos de aprobación, revisión de documentos y actualizaciones de datos para mejorar la eficiencia.

Energía BI: Aproveche Power BI para generar informes y análisis avanzados. Visualice datos de recursos humanos, realice un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento y genere informes interactivos para una toma de decisiones informada.

Directorio activo de Azure: Mejore la seguridad y la administración de usuarios con la integración en Azure Active Directory. Asegúrese de que solo el personal autorizado acceda de forma segura a los datos.

Integración de Outlook: La integración de SharePoint con Outlook simplifica la comunicación y la programación. Los profesionales de recursos humanos pueden compartir calendarios, programar reuniones y gestionar citas sin problemas dentro de la interfaz familiar de Outlook.

Beneficios y características de SharePoint HRMS

Gestión de datos centralizada: SharePoint consolida todos los datos de recursos humanos en una ubicación centralizada, promoviendo la integridad de los datos y un fácil acceso. Esta centralización agiliza los procesos de recursos humanos y elimina los silos de datos.

Colaboración mejorada: Las herramientas de colaboración de SharePoint mejoran la comunicación y la colaboración entre los profesionales de recursos humanos. Los calendarios compartidos, los sitios de grupo y los foros de discusión facilitan el trabajo en equipo y el intercambio de conocimientos sin problemas.

Seguridad mejorada: Las sólidas funciones de seguridad, que incluyen permisos granulares, cifrado y autenticación multifactor, garantizan la confidencialidad y la integridad de los datos confidenciales de recursos humanos. SharePoint proporciona un entorno seguro para las operaciones de recursos humanos.

Incorporación eficiente: SharePoint agiliza el proceso de incorporación al proporcionar una plataforma centralizada para las nuevas contrataciones. Los documentos de incorporación, los materiales de capacitación y las asignaciones de tareas son fácilmente accesibles, lo que acelera la integración de nuevos empleados.

Gestión de cumplimiento: SharePoint ayuda a mantener el cumplimiento de las regulaciones al proporcionar pistas de auditoría, control de versiones y almacenamiento seguro para documentos de recursos humanos. Los controles de cumplimiento se pueden realizar fácilmente, lo que reduce el riesgo de incumplimiento.

Personalización: La flexibilidad de SharePoint permite a las organizaciones adaptar la plataforma a sus necesidades específicas de recursos humanos. Las listas, bibliotecas y flujos de trabajo personalizados garantizan que SharePoint se alinee con los procesos y requisitos únicos de recursos humanos.

Solución rentable: Las organizaciones que aprovechan las licencias de Microsoft 365 pueden maximizar la rentabilidad utilizando SharePoint para la gestión de recursos humanos. No se requiere software ni infraestructura adicional, lo que la convierte en una solución económica.

Conclusión:

Aproveche las sólidas capacidades de gestión de recursos humanos de SharePoint siguiendo los pasos de configuración, creando un sitio de recursos humanos excepcional y comprendiendo las funciones clave. Contáctenos para soluciones personalizadas que garanticen una integración perfecta y una eficiencia óptima. Transforme sus procesos de recursos humanos con SharePoint: llámenos hoy para impulsar su organización hacia una nueva era de productividad.


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About David Lopez

Informático y experto en redes. Redactor en varios blogs tecnológicos desde hace 4 años y ahora en Steamachine.net

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