Adiós, retrospectivas aburridas | Blog | bol.com

Uno de los eventos definidos en Scrum es la Retrospectiva, y su propósito “es planificar formas de aumentar la calidad y la efectividad”. Es esencial para los pilares de inspección y adaptación de Scrum. Volviendo al Manifiesto Ágil, existe este principio Ágil:

«A intervalos regulares, el equipo reflexiona sobre cómo ser más eficaz y luego ajusta y adapta su comportamiento en consecuencia».

De hecho, para mí son el evento más importante. También es un evento que es muy fácil de “tomar prestado” de Scrum y puede ser muy efectivo si se introduce en otras formas de trabajo.

No es exagerado decir que me consterna saber que un equipo no celebra retrospectivas. Cuando se pregunta a los equipos por qué se saltan este evento, las respuestas varían, pero algunas se pueden resumir en «son inútiles» y «son aburridos». Este artículo presenta posibles soluciones para estos problemas.

Los basicos

Para el resto de esta publicación, supongo que estás al menos algo familiarizado con las retrospectivas. Si no es así, repasaremos rápidamente los conceptos básicos aquí.

La publicación de Corinna Baldauf en su excelente sitio Retromat.org tiene una buena introducción:

“Una retrospectiva es una oportunidad para aprender y mejorar. Es un tiempo reservado –fuera de la rutina diaria– para reflexionar sobre acontecimientos y comportamientos del pasado. En su forma más simple respondes 3 preguntas:

• ¿Qué funcionó bien?
• ¿Qué no funcionó bien?
• ¿Qué vamos a intentar hacer de manera diferente?

Ella menciona los siguientes pasos, descritos originalmente en “Agile Retrospectives” por Esther Derby y Diana Larsen: “

1. Preparar el escenario
   Establecer la meta; Dale tiempo a la gente para «llegar» y ponerse del humor adecuado.
2. Reunir datos
   Ayude a todos a recordar; Cree un conjunto compartido de información (todos ven el mundo de manera diferente)
3. Generar conocimiento
   ¿Por qué sucedieron las cosas como sucedieron?; Identificar patrones; Ver la imagen completa
4. decidir que hacer
   Elija algunos problemas en los que trabajar y cree planes de acción concretos sobre cómo abordarlos.
5. Cerrar la retrospectiva
   Aclarar el seguimiento; Apreciaciones; Final claro; ¿Cómo podrían mejorar las retrospectivas?

Obviamente, hay muchas otras formas de estructurar una retrospectiva, pero a menudo todo se reduce a lo anterior.

El formato sencillo

Para muchos equipos, una retrospectiva sigue (pequeñas variaciones de) los siguientes pasos:

• El facilitador abre la reunión, ya sea presencial o mediante video chat.
• Un tablero está dividido en algunas columnas, generalmente etiquetadas Inicio / Detener / Continuar o Fue bien / Se puede mejorar.
• Los asistentes agregan publicaciones fijas con los temas que desean discutir en las respectivas columnas.
• Los asistentes discuten los pegajosos añadidos hasta que se acaba el tiempo y/o la energía.

Evidentemente, esto es una simplificación y hay muchos matices que influirán en los resultados. Quiero subrayar que ésta no es en modo alguno una mala manera de realizar retrospectivas. ¡Pero podemos hacer más!

Lograr resultados

Como se indicó anteriormente, a veces los equipos sienten que las retrospectivas son «inútiles»: «Las hacemos, pero nunca nada cambia». «Siempre mencionamos las mismas cosas». «Es sólo una letanía de quejas y me agota la energía».

Estos síntomas pueden apuntar a algunas causas que están estrechamente relacionadas: o no hay acciones definidas o las acciones no se realizan. De cualquier manera, esto afecta gravemente la eficacia de la retrospectiva y, a largo plazo, la voluntad de las personas de participar y comprometerse.

Si bien puede ser de gran valor “simplemente” sentarse juntos y discutir el sprint, a menudo es conveniente definir acciones y un periodo de tiempoy asignar propietarios de acciones. En otras palabras: mejorar, qué Qué hacemos, cuando ¿Está listo y? OMS es responsable de esto?

Para algunos problemas, puede ajustar inmediatamente su Definición de Listo o Definición de Listo. Para otras acciones, es posible que desee agregarlas a una “lista de acciones” activa que se actualice al menos en cada retrospectiva.

También puedes agregar acciones como tareas a tu trabajo pendiente de sprint. Esto tiene la ventaja adicional de que el equipo los recuerda periódicamente y puede comprobar su progreso.

También puede agregar un paso separado a la retrospectiva después de la apertura, durante el cual se revisa la lista de acciones.

Cambiando las cosas

Como esbocé anteriormente, el formato de una retrospectiva puede ser bastante sencillo. No necesita una configuración complicada para obtener buenos resultados.

Sin embargo, aquí existe un peligro potencial. Muchos equipos eligen un formato que les funciona y luego lo mantienen. Esto parece inofensivo: si funciona, funciona, ¿verdad? ¿Por qué cambiar un equipo ganador?

Bueno, si estás ejecutando sprints de dos semanas (y la mayoría de los equipos de productos en Bol lo hacen), son aproximadamente 25 retrospectivas por año. Incluso si tienes grandes retrospectivas, puede aparecer cierto cansancio. “Aquí vamos de nuevo…” Eso en sí mismo sería una buena razón para cambiar las cosas de vez en cuando.

Además, estoy pensando en la eficacia a largo plazo. Quizás esté familiarizado con (una variación de) la cita «La definición de locura es hacer lo mismo una y otra vez y esperar un resultado diferente». (A menudo se le atribuye erróneamente a Albert Einstein)

En otras palabras: si haces las mismas preguntas, obtendrás las mismas respuestas. Si utiliza el mismo formato retrospectivo, obtendrá el mismo resultado.

Descubrí que incluso cambiar ligeramente la estructura puede tener una gran influencia en la retrospectiva. Recuerdo que en mi primer equipo scrum empezamos con dos categorías: el clásico “¿Qué salió bien?” y “¿Qué se puede mejorar?”. Luego, después de algunas retrospectivas, nuestro ágil entrenador dibujó un corazón en la pizarra, que representa «felicitaciones». Expresar gratitud y dar aprecio explícito a los compañeros del equipo es algo poderoso e inmediatamente cambió la atmósfera del equipo.

También puede residir en cosas más sutiles. Algunos asistentes pueden obsesionarse con los nombres o descripciones de las categorías. Algunos ejemplos son “Oportunidades”, “Pie in the Sky”, “Deseos” y “En un mundo perfecto”. Todas ellas son similares y pretenden hacer cosquillas a la imaginación de los participantes, pero mientras una persona puede involucrarse con las “Oportunidades”, otras pueden quedarse en blanco.

Otros podrían sentirse más activados por una determinada categoría, simplemente porque nunca pensaron activamente en llevarla a una retrospectiva. Por ejemplo, “Rompecabezas: preguntas para las que no tienes respuesta” de “Deseos, agradecimientos, riesgos, acertijos” de Spotify Retro Kit.

Hay muchas formas diferentes de estructurar sus retrospectivas y, afortunadamente, muchas de ellas se han compartido en Internet. Éstos son algunos de ellos, y una búsqueda rápida arrojará muchos más:

• El clásico “Empezar, detener, continuar” (vía TeamRetro).
• Retromat dispone de multitud de formatos, entre ellos:
• El Spotify Retro Kit que mencioné anteriormente es un increíble conjunto de inicio, ya que menciona, entre otros:
  • «Velero»
  • “Deseos, agradecimientos, riesgos y acertijos”
  • “Orgulloso y preocupado”

Y si buscas aún más:

Lo único que necesitas para cambiar el formato de tu retrospectiva es la voluntad del equipo. Si hay cierta desgana, puede presentarlo como un experimento: «Lo probaremos una o dos veces y veremos si funciona».

Evaluación

Esto me lleva a otro punto: a menudo vale la pena evaluar el formato. No asuma que su impresión se aplica a todo el equipo. A veces me ha sorprendido que una retrospectiva que consideraba poco energética e ineficaz fuera evaluada como muy fructífera, y viceversa. Al cerrar la reunión, pregunte explícitamente al equipo si les gustó la retrospectiva y/o la estructura. Esto no tiene por qué ser elaborado: un simple pulgar hacia arriba o hacia abajo o una calificación de 1 a 5 es un buen comienzo, y luego continuar con un “¿por qué?” o «¿cómo podría mejorarse?»

Recomiendo agregar nuevos formatos a un documento de “catálogo” personal para su uso posterior. Incluso si una configuración no brilló esta vez, podría funcionar más adelante en diferentes circunstancias, en un equipo diferente o con algunos pequeños ajustes.

Formatos más variados

Tenga en cuenta que, si bien muchos de los formatos vinculados anteriormente son variaciones del tema de «poner notas adhesivas en categorías», algunos de ellos no lo son. De hecho, una vez que haya adquirido algo de experiencia en la facilitación y que el equipo confíe en que cambiar de formato puede ser efectivo y divertido, pruebe con otros arreglos.

Aquí hay unos ejemplos:

Envolviendolo

La retrospectiva es un evento importante en las formas de trabajo ágiles, ya que permite a los equipos reflexionar, adaptarse y ser más efectivos. Los componentes básicos de las retrospectivas son fáciles de entender y ofrecí algunas configuraciones útiles. Con estos, puede comenzar, pero puede encontrarse con el problema de que las reuniones parezcan ineficaces o aburridas.

Una vez que se detecta el patrón, el primero puede remediarse asegurándose de definir acciones de seguimiento, asignarlas a los actores y controlarlas.

Luego propuse que puedes evitar esto último cambiando el formato de tus retrospectivas de vez en cuando. Esto también hace que el evento sea más efectivo porque no solo te estás repitiendo: formular las preguntas de manera diferente probablemente conducirá a diferentes ideas.

Finalmente, espero haberte inspirado a experimentar con tus retrospectivas y probar algunos de los formatos de retrospectivas más variados que existen.