Consejos para reuniones de equipo más efectivas

Las reuniones son una parte inevitable de nuestra rutina de trabajo. Pueden ser foros de colaboración productivos que ayudan a avanzar el negocio o proyecto, o pueden consumir mucho tiempo y detener el progreso. Las reuniones de equipo están destinadas a fomentar el debate y la creatividad. Sin embargo, los empleados a menudo los consideran una pérdida de tiempo. Con estos consejos sacarás el máximo partido a tus reuniones.

#1 Planifica tus reuniones

Siempre prepare y comparta agendas para las reuniones de equipo. Para evitar repeticiones y redundancias, no entre a una reunión sin un propósito claro. Todas las reuniones necesitan estructura, así que publique el propósito y la agenda con anticipación. Elija un plazo razonable, pero que sea más bien breve; Las reuniones suelen ocupar el tiempo asignado. Comience y finalice siempre sus reuniones a tiempo. Si es posible, evite reuniones consecutivas: quienes asistan a varias seguidas perderán gran parte de lo que se llevaron de las primeras.

#2 Simplifica tu contenido

Concentre sus reuniones en “cumplir objetivos y estrategias” en lugar de “realmente” comunicar y aclarar lo que todos quieren de la reunión. Permita que todos expresen su opinión. Esto te ayudará a aclarar sus dudas y guiar las reuniones hacia su agenda. Mantenga limitado el número de temas de discusión. Habla siempre de un tema a la vez. Considere las necesidades de su equipo y luego proporcione la información de una manera que puedan comprender y aplicar a su trabajo.

#3 Hazlo rápido y breve (pero regular)

Evite reuniones largas, el cerebro humano no puede concentrarse más de veinte minutos seguidos. Las reuniones de 1 a 2 horas pueden resultar ineficaces. Intente realizar reuniones breves (de 15 a 20 minutos) y limítelas a dos o cuatro veces por semana. Hoy en día, con la llegada del trabajo remoto, tienes la opción de realizar tus reuniones de forma rápida y sencilla a través de Zoom o utilizando Google Meet. También puedes usar Slack para una comunicación más rápida. ¡De esta manera puedes retenerlos desde cualquier lugar, en cualquier momento y cualquier cantidad de veces a la semana!

#4 Invita a las personas adecuadas

La parte esencial de una reunión es a quién invitas. Es genial compartir información con todo el equipo del proyecto y mantener a todos involucrados, pero considere el impacto en la productividad. Piense en lo inapropiado que es sentarse en una sala con varias personas que no están relacionadas con la reunión o la agenda del proyecto. Si el objetivo es hacer que las reuniones sean más efectivas, incluya sólo a aquellas personas que contribuirán al objetivo de la reunión, sólo a aquellas que estén comprometidas.

#5 Celebra los logros en la reunión

La gente disfruta de un poco de reconocimiento. También me siento genial cuando otros reconocen su arduo trabajo. Al final de cada reunión, encuentre algo que se haya logrado y celebre ese logro. Esto contribuirá en gran medida a motivar a las personas de su equipo y mejorar la productividad.

Conclusión

Las reuniones de equipo son beneficiosas para todos. La mayoría de las personas pasan demasiado tiempo en reuniones y tienden a volverse redundantes. Considere estos consejos sobre cómo hacer que las reuniones sean más eficientes y podrá concentrarse mejor en la toma de decisiones durante la reunión. Comparte cómo podrías aplicarlos en tu lugar de trabajo.