Procesamiento de facturas OCR | Factura OCR

¿Sigues procesando tus facturas manualmente? ¿No cree que se convierte en un cuello de botella cuando aumenta el número de proveedores? Vaya y pregúntele a su equipo de finanzas; te dirán lo engorroso que es procesar las facturas manualmente. Esos retrasos, costos de procesamiento y errores contables a menudo generan irregularidades y estrés. Entonces, si todo se vuelve digital, ¿por qué no el procesamiento de facturas? Sí, la factura OCR es la solución a estos desafíos interminables. La llegada del OCR anunció una nueva era en la que las empresas podían acelerar sus operaciones de facturación, reducir errores, aumentar la precisión y aumentar la productividad. Este artículo explora el amplio impacto de las facturas OCR en las industrias financiera y contable.

¿Qué es el procesamiento de facturas OCR?

El procesamiento de facturas OCR es una tecnología actual que automatiza la extracción de datos de facturas y otros documentos financieros. Utiliza algoritmos avanzados y las últimas técnicas como Lectura de OCR de Azure para convertir texto de facturas en papel escaneadas, archivos PDF, imágenes u otros documentos en datos legibles por máquina. Estos datos extraídos contienen información como números de factura, fechas, información del proveedor, líneas de pedido y montos. Una vez extraídos, los datos se pueden analizar, verificar e integrar en sistemas contables o bases de datos sin necesidad de intervención del usuario.

El procesamiento de facturas OCR elimina la necesidad de ingresar datos manualmente, lo que reduce los errores, mejora la precisión y acelera significativamente el proceso de facturación. Las empresas pueden optimizar sus procesos de cuentas por pagar, garantizar pagos puntuales, aumentar la productividad y centrarse en objetivos de nivel superior mediante la automatización de tareas repetitivas.

¿Quién puede obtener los beneficios del procesamiento de facturas OCR?

El procesamiento de facturas OCR es una solución flexible que ofrece grandes ventajas a una amplia gama de usuarios. Las empresas de cualquier tamaño pueden mejorar sus métodos de procesamiento de facturas mediante el uso de esta tecnología. Los departamentos de contabilidad y finanzas pueden automatizar la entrada de datos con facturas OCR, lo que permite a los profesionales centrarse en la planificación financiera. El equipo de contabilidad puede beneficiarse de procesos optimizados, tiempos de aprobación más cortos y pagos puntuales.

No sólo ellos, sino que el departamento de adquisiciones también puede aprovechar el apalancamiento al hacer coincidir fácilmente las facturas con las órdenes de compra, garantizando pagos precisos y una mejor gestión de proveedores. Además, la precisión que ofrece la tecnología OCR puede ayudar a los equipos de cumplimiento y auditoría, agilizando las auditorías y reduciendo los riesgos relacionados con el cumplimiento. En resumen, la factura OCR es útil para diferentes sectores verticales de la industria financiera, ya que automatiza procesos y aumenta la productividad.

¿Cómo funciona el procesamiento de facturas OCR?

Un proveedor me dio ayer un recibo en papel y hoy recibí una factura por correo electrónico. ¿Esto también te parece a ti? Por supuesto, sí, las facturas se pueden recibir en cualquier formato: PDF, papel, documentos de Word o por correo electrónico. Independientemente del tipo de factura, las empresas deben ingresar manualmente cada artículo en su ERP o software de contabilidad. Los empleados pueden tardar un día entero en realizar esta tarea aparentemente sencilla.

El procesamiento de facturas OCR es una solución revolucionaria que viene a salvarlo aquí. Esta tecnología emplea técnicas sofisticadas de captura de facturas como Azure Form Recognizer y Azure Cognitive Search para transformar datos en facturas electrónicas totalmente editables. Y lo mejor del procesamiento de facturas OCR es que no depende de un formato de factura específico. Ya sea que esté utilizando un documento escaneado o un PDF, tablas o formularios, utiliza tecnologías avanzadas como AWS Textract y Google Cloud Vision OCR. convierte sin esfuerzo el texto en información legible por máquina e integra perfectamente estos datos en su sistema ERP.

El procesamiento de facturas OCR utiliza una combinación de inteligencia artificial y algoritmos de aprendizaje automático para convertir sus datos en textos legibles por máquina que pueden integrarse en sus sistemas ERP. Por ejemplo, la tecnología de última generación de Beyond Key Servicios de escaneo OCR ayudarle a transformar sus rastros en papel en documentos digitales fáciles de buscar y administrar. Estos documentos están seguros, tienen copias de seguridad y son de fácil acceso. Esta eficiencia elimina las tediosas tareas manuales y permite a su equipo de Cuentas por Pagar utilizar su energía para un trabajo más productivo.

¿Cómo mejora el procesamiento de facturas OCR sus procesos AP?

El procesamiento de facturas OCR puede mejorar notablemente sus procesos de Cuentas por pagar al aumentar la eficacia, la precisión y la asequibilidad. A continuación se muestran algunas formas en que las facturas OCR pueden transformar sus procesos AP:

Automatización de entrada de datos:

La tecnología OCR mejora el procesamiento de facturas al automatizar la extracción de datos de las facturas. Esto ahorra tiempo y esfuerzo y no deja lugar a errores humanos, lo que garantiza una entrada precisa de las facturas en el sistema.

Precisión mejorada y validación de datos:

El software OCR es muy preciso a la hora de identificar y extraer texto de las facturas, lo que mejora la precisión y la validación de los datos. Los datos extraídos también se pueden verificar para verificar su precisión y coherencia utilizando las funciones de validación integradas de la herramienta.

Procesamiento de facturas más rápido:

A medida que la automatización conduce a una extracción e introducción más rápida de datos de facturas, el OCR acelera el procesamiento de facturas. Los tiempos de facturación y aprobación más rápidos conducen a pagos más rápidos, lo que en última instancia mejora las relaciones con los proveedores.

Flujos de trabajo de aprobación eficientes:

Puede optimizar el proceso de aprobación integrando la factura OCR con la automatización del flujo de trabajo. Al automatizar el envío de facturas para su aprobación, podemos acelerar el proceso de facturación y eliminar cuellos de botella.

Mejor claridad y análisis de datos:

Con OCR, los datos no sólo se extraen sino que también proporcionan estructura y fácil acceso. Se vuelve mucho más manejable que las prácticas tradicionales. Los datos estructurados se pueden utilizar para análisis en profundidad, brindando a las empresas una mejor comprensión de sus hábitos de compra, evaluación de proveedores y planificación futura.

Reducción de costo:

El procesamiento de facturas OCR elimina la necesidad de empleados adicionales ya que automatiza la mayoría de las tareas manuales. Esto no sólo elimina el riesgo de errores humanos sino que también ahorra mucho dinero.

Cumplimiento y seguridad mejorados:

El procesamiento automatizado de facturas garantiza el cumplimiento continuo de los requisitos de cumplimiento y una mayor seguridad. La integración de tecnologías OCR con plataformas seguras basadas en la nube mejora la protección y la accesibilidad de los datos y, al mismo tiempo, mantiene el cumplimiento de las regulaciones de la industria.

Escalabilidad y Adaptabilidad:

Los sistemas de procesamiento de facturas OCR son lo suficientemente escalables y flexibles para satisfacer las necesidades cambiantes de su empresa. Los sistemas OCR pueden gestionar la carga de trabajo de manera eficiente, garantizando un procesamiento constante independientemente del número de facturas recibidas por día.

Conclusión:

Adoptar la tecnología OCR en el procesamiento de facturas es más que un simple avance tecnológico; es una necesidad estratégica para que las empresas tengan éxito en el mundo digital moderno. OCR permite a las empresas centrarse en el crecimiento, la innovación y los objetivos liberando a los empleados de actividades menores. La creciente popularidad del procesamiento de facturas OCR refleja una tendencia empresarial hacia una mayor agilidad, competitividad y riqueza. Sin embargo, sumergirse en el procesamiento de facturas OCR requiere conocimientos específicos adquiridos a lo largo de años de experiencia práctica con estos sistemas. Cualquier sistema sólido de procesamiento de facturas exige servicios de consultoría para guiarlo de manera experta a través del difícil proceso de implementación.

Si su empresa está interesada en automatizar el procesamiento de facturas, Beyond Key ofrece soluciones de OCR personalizadas para satisfacer sus necesidades. Puede elegir nuestro OCR de escritorio para aplicaciones más simples o consultar nuestras soluciones avanzadas de extracción de datos para necesidades más complejas. No solo brindamos un servicio; Nos convertimos en un socio comprometido en su éxito. ¡Contáctanos ahora!